Information, Document Concept & Information and Document Management

“Bilgi insanın bilişsel yapısında değişiklik yaratan herhangi bir şeydir” görüşü yaygın kabul görmekte ve bilginin zihinsel bir süreç olduğu yapılan tanımlarda sıklıkla ön plana çıkarılmaktadır.

Bilgi kuramında “süje” ve “obje” den, onlar arasındaki bağdan ve bu bağın sonucu oluşan bilgiden söz edilir. Bu açıdan bakıldığında bilgi, birbirinden ayrılmayan iki öğeden oluşmaktadır. Bunlardan birisi bilen (insan), öteki ise bilinen, araştırılan (var olan) nesnedir. Her bilgi bu iki öğeye ve bunlar arasında kurulan bağa dayanır. Bilene, bilgi teorisi terminolojisinde “süje”; bilinen veya bilinmesi gereken şeye de “obje” adı verilir.

Buckland “bilgi” (information) terimini üç ayrı anlamda ele alarak tanımlamaktadır:
1) Süreç olarak bilgi (information-as-process);
2) Bilgi olarak bilgi (information-as-knowledge);
3) Nesne olarak bilgi (information-as-thing).

Yeni bir şeyler öğrendiğimiz zaman mevcut bilgilerimiz değişir ve yeni öğrendiklerimizle ilişkili olarak bazen mevcut bilgilerimizi gözden geçirmek durumunda kalabiliriz. İşte bu öğrenme eylemi, birisine bir şeyler aktarma ya da söyleme süreci “süreç olarak bilgi” olarak adlandırılmaktadır. Bu süreçte karşı tarafa aktarılan şeye ise “bilgi (knowledge) olarak bilgi” adı verilir.

“Bilgi” terimi bilgilendirici, bilgi taşıyıcı nesneler (kitap, dergi, film, belge, vd.) için de kullanılmaktadır. Bu anlamda ise “nesne olarak bilgi”den söz etmek mümkündür. Bilgilenme sürecinde (“süreç olarak bilgi”) beynimizde meydana gelen değişiklikleri tam olarak açıklayamadığımız gibi, bu süreç sonunda edinilen bilgiyi (knowledge) elle tutup, gözle görmemiz ya da nesnel yöntemlerle ne kadar bilgi edindiğimizi ölçmemiz mümkün değildir. Bu süreç sonunda elde edilen bilgi (knowledge) ancak tanımlanarak nesneler üzerine aktarıldığı zaman (nesne olarak bilgi) elle tutulur, gözle görülür ya da ölçülebilir hale gelmektedir.

Bilgi taşıyan nesneleri işleyerek yeni formlarda bilgi elde etmek ise “bilgi işleme” (information processing) olarak adlandırılmaktadır.

Kaynağına göre bilgi türleri;

Açık bilgi: İfade edilebilen, kaydedilebilen, aktarılabilen ve ulaşılabilen bilgidir.
Örtülü bilgi: Kişiye özgü olan, kurum çalışanlarının zihninde yer alan deneyim, değer ve eylemlerden oluşan bilgelik ve uzmanlık bilgisidir. Formüle edilmesi ve iletilebilmesi zordur.

“Hikayeler yoluyla”, “semboller ve eserler yoluyla”, veya “bilgi değişim protokolleri” gibi değişik yöntemler vasıtasıyla örtülü bilgiyi açık bilgiye dönüştürerek saklama yönündeki çabalardan sınırlı ölçüde bir başarı elde edilebilmektedir. Ancak nispeten daha etkili bir yol ise sosyal süreçlerden ve yüzyüze ilişkilerden yararlanarak örtülü bilgiyi, örtülü bilgi olarak saklamaktır. Nitekim bu konuda çıraklık, akıl hocalığı, ekip çalışması gibi klasik yöntemlerden networkler, video-konferanslar veya tahsisi sohbet odaları (specified chat rooms) gibi daha gelişmiş ve modern yöntemlere varıncaya kadar pek çok farklı yöntemden istifade edilebilmektedir. Buna rağmen örtülü bilginin saklanmasında uygulanan hiç bir yöntemden kesin sonuç elde edilmesi mümkün olmamaktadır.

Belge (records), bir şahıs, kurum ya da kuruluş tarafından üretilen ya da kuruluşa gelen, fiziksel yapısı ya da özelliği ne olursa olsun, gelecekte kültürel, idari ve hukuki nedenlerden dolayı kullanılabilecek ve dolayısıyla kanıt niteliği de taşıyabilecek her türden kaydedilmiş bilgi olarak tanımlanmaktadır.

Çok genel anlamıyla, bilgi taşıyan kil tablet, yontu, papirüs, harita, yazma, kitap, dergi, resim, film, kaset, CD-ROM, DVD, ağ aracılığıyla erişilebilen Web sayfası, vb. gibi nesneler “belge” olarak adlandırılmaktadır. Tıpkı “bilgi” (information) terimi gibi, “belge” (document) terimi de tanımlanması güç terimlerden biridir. Latince document sözcüğü docere (öğretmek, bilgilendirmek) fiili ile –ment (araçlar) son ekinin birleşmesinden meydana gelmiştir. Yani “belge” terimi öğretmeye veya bilgilendirmeye yarayan ders, deney ya da metin gibi araçlar için kullanılmaktadır. “Madam Dokümantasyon” olarak anılan Fransız dokümantalist Suzanne Briet, “bir fiziksel ya da entellektüel olguyu temsil etmek, yeniden yaratmak ya da ispatlamak için korunan ya da kaydedilen tüm somut ve sembolik dizinsel işaretleri” belge olarak tanımlamıştır. Briet, “Yıldız bir belge midir? Selden sürüklenen bir taş belge midir? Yaşayan bir hayvan belge midir?” diye sormakta ve yanıtını da vermektedir. “Hayır. Ama yıldızların fotoğrafları ve katalogları, mineraloji müzesindeki taşlar, kataloglanmış ve hayvanat bahçesinde gösterilen hayvanlar belgedir”.

Buckman’a göre Bilgi Yönetimi; bilginin ortaya çıkması ve değer yaratması için doğru zamanda ve doğru insanlara yayılmasını sağlamak amacıyla geliştirilen sistematik yaklaşımlardır.

Bilgi yönetimi; bir kurumun fikri varlıklarının oluşturulması, yakalanması, düzenlenmesi, erişimi ve kullanımına olan işbirlikçi ve bütünleşik bir yaklaşımdır”

Bilgi yönetimi, bilginin üretilmesi ve geliştirilmesi, tasnif edilmesi ve saklanması, transfer edilmesi ve paylaşılması, kullanılması ve değerlendirilmesi ile ilgili tüm faaliyetlerin organize edilmesi ve yönetilmesidir.

Bilginin üretilmesi denildiğinde kısaca bir organizasyonun yeni ve faydalı fikirler ve çözümler üretebilme kabiliyetinden söz edilmektedir. Organizasyonlar geçmişteki ve halihazırdaki bilgi kaynaklarından elde ettikleri bilgileri çeşitli etkileşimler neticesinde yeniden yapılandırarak ve bu bilgileri yeni terkiplere tabi tutarak bilgi üretirler. Bu anlamda bilgi üretimi süreci, organizasyon yararına yeni bilgi üretilmesi ile ilgili tüm faaliyetleri kapsamaktadır.

Bilginin organizasyon açısından değer ifade edebilmesi ancak onun tasnif edilmesi (sınıflandırılması), belli bir şekle sokulması ve saklanması ile mümkün olmaktadır. Zira bu şekilde bilgi doğru zamanda, doğru kişi tarafından ve doğru biçimde kullanılabilir. Bilginin tasnif edilmesi ve saklanması bilginin değerlendirilmesi açısından önemli olduğu kadar ileride yeniden kullanılabilmesi açısından da gereklidir. Böylelikle bilgi bir ölçüde kişilerin mülkiyetinden çıkarak organizasyona mal olmuş olur. Bilginin tasnif edilmesi, bilginin toplanması, tanımlanması, tasvir edilmesi –içeriğinin, ne olduğunun ve ne işe yarayacağının açıklanması-, kullanılmasına ve saklanmaya uygun bir biçime sokulması anlamına gelmektedir.

Bilginin tasnifinde karşılaşılan en büyük zorluk örtülü bilginin tasnif edilmesidir. Zira açık bilginin aksine, örtülü bilgi sübjektif, durumsal ve kişiye özel bir nitelik taşımaktadır. Bu bakımdan örtülü bilginin ifade edilmesi, yazıya dökülmesi ve sınıflandırılması oldukça zordur.85 Her ne kadar son yıllarda yürütülen sistemli çalışmalar ve yeni teknolojilerin devreye sokulmasıyla örtülü bilginin tasnifi konusunda önemli mesafeler alınsa da bu konudaki en etkili yöntemlerden biri bilginin sahibi ile bilgiyi arayanı buluşturan bilgi haritalarıdır. Bilginin kendisini değil, yerini ve kaynağını göstererek aranan bilgiye –veya kişiye- nasıl ulaşılacağını ortaya koyan söz konusu haritalar özellikle örtülü bilginin tasnifinde ve saklanmasında oldukça etkili bir yöntemdir. Bilgi yönetiminin temel amaçlarından biri organizasyonun sahip olduğu bilgi birikiminin çeşitli biçimlerde saklanması ve bu bilgiye en yaygın ve kısa sürede erişim imkanının sağlanmasıdır.

Bilginin transfer edilmesi ve paylaşılması kısaca, çalışanların ihtiyaç duydukları bilgiye mümkün olabildiğince kolay ve hızlı biçimde erişebilmelerini temin etmeye yönelik sistem, uygulama ve süreçlerin tümünü ihtiva etmektedir.

Günümüzde organizasyonların en değerli varlığı olan bilginin değeri ancak onun dağıtılması, transfer edilmesi, paylaşılması ve çalışanlar tarafından içselleştirilmesi ile ortaya çıkmaktadır.

Bilginin yönetilmesi ancak üretilen, tasnif edilen ve paylaşılan bilgi organizasyona değer katacak biçimde kullanıldığında anlamlı bir faaliyete dönüşür.

Bilgi Yönetiminin aşamaları şu şekilde de sıralanmaktadır:

*Bilgin keşfedilmesi: Var olan veri ve enformasyonlardan ya da daha önceden elde edilmiş bilginin analizinden yeni açık veya örtük bilginin elde edilmesi sürecidir. Örtük bilginin elde edilmesi sosyalleştirme süreci sayesinde, açık bilginin elde edilmesi ise birleştirme süreci sayesinde gerçekleşmektedir.
*Bilginin elde edilmesi: İnsanlardaki, eserlerdeki ve örgütlerdeki örtük ya da açık bilgilerin elde edilmesidir. Bilginin elde edilmesi süreci içselleştirme ve dışsallaştırma olarak gerçekleşir. Dışsallaştırma zihinlerdeki örtük bilgiyi, açık bilgi haline dönüştürme aşamasıdır. Bu aşama sonucunda zihinlerde var olan bilginin bir belgeye kayıt edilmesi amaçlanmaktadır. İçselleştirme ise dışsallaştırmanın tam tersi olarak, açık bilgilerin örtük bilgi haline getirilmesi sürecidir. Bir proje yöneticisinin proje yönetimine ait bir kitabı okuyarak, örgüt için gerekli bilgileri bu kitaptan öğrenmesidir.
*Bilginin paylaşılması: Açık ya da örtük bilginin insanlar arsında nakledilme sürecidir.
*Bilginin uygulanması: Bilgi bir örgütte karar verme ve görevlerin yerine getirilmesi süreçlerinde kullanıldığı durumda örgüt performansını arttırabilmektedir. Bu süreç örgütteki mevcut bilginin uygunluğuna bağlı olduğu için, bilginin keşfi, elde edilmesi ve paylaşılması aşamalarına bağlıdır. Bu süreçler ne kadar performanslı gerçekleşirse, karar verme süreci de o kadar etkili olabilecektir.

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir

TurkeyEnglish

Contact Us