Archiving

Arşivcilik çeşitli bileşenleri olan disiplinler arası bir bilim dalıdır. Bu bilim dalı, belgelerin arşive devrinden imhasına kadar olan süreçte bilimsel arşiv uygulamaları çerçevesinde arşiv belgelerinden optimum düzeyde faydalanılmasına imkan sağlayacak teori ve uygulamaların bütünüdür.

Arşivcilerin kurumların ve toplumun gelecekteki hafızasının ne olacağına karar vermek gibi oldukça hayati bir sorumluluğu vardır. Hangi belgelerin arşivde korunmasına karar verdikten sonra birbiri ile ilişkili belgeler arasındaki bağlantıyı azaltmamak ya da gözden kaçırmamak ve bu ilişkiyi kullanıcısına aktarmak da yine arşivcilerin önemli görevleri arasında sayılabilir.

Arşivcilik özünde gelecekte başvurulması muhtemel olan ve arşivsel değer taşıyan her tür bilgi ve belgenin korunması, etkin bir erişime imkân sağlayacak biçimde düzenlenerek hizmete sunulması amacını güden bir bilim dalıdır.

Arşivci ya da diğer bir ifadeyle arşivist (archivist): Arşiv belgelerinin belirlenmesi, tanımlanması, korunması, düzenlenmesi ve kullanıma sunulması işlemlerini ya da bu işlemlerden en az birini modern arşivcilik ilkeleri çerçevesinde yerine getirebilen, arşivcilik eğitimi almış kişidir.

Kimi zaman özel ve tüzel kişilere ait belge grubu, kimi zaman da bu belgelerin bulundurulduğu mekân olarak bilinen arşiv özel ve/veya tüzel kişiler tarafından üretilen veya alınan, arşivsel değere sahip belgeleri belirli standartlar dâhilinde seçme, koruma, düzenleme ve kullanıma sunmaktan sorumlu organizasyon olarak tanımlanmalıdır.

Özel arşiv (private archives), resmi kaynaklı olmayan kuruluşların, kurumların, örgütlerin, ailelerin ve kişilerin arşivleri olarak tanımlanırken; kamu arşivi (public archives, records), hukuken kamuya ait, kamunun incelemesine açık olan arşiv olarak tanımlanır. Bu iki arşiv türü sahipliği ve düzenlenme yöntemi, kullanıma sunulmasındaki şartlar ve amaçlar bağlamında birbirinden farklılık göstermektedir.

Özel arşivler kamu arşivlerini tamamlayabilecek nitelikte kanıt niteliği taşıyan belgeleri içerirler ya da çoğu zaman böyle olduklarında özel arşiv değeri kazanırlar. Mülkiyeti, kullanım hakkı özel kuruluş ve kişilere ait olan bu arşivler çoğunlukla resmi faaliyetler sonucu kendiliğinden oluşmazlar.

Kamu arşivi kavramının tüm dünyada kabul edilmiş ortak bir tanımının bulunmasına karşın özel arşivler için aynı şeyi iddia etmek pek mümkün değildir. Çünkü özel arşiv kapsamına hangi tür belge ya da arşivlerin gireceği ilgili ülkenin genel ve arşiv mevzuatına göre farklılık gösterebilmektedir. Kamu arşivi ise bilindiği gibi herhangi bir kamu kurumunun resmi işlemleri sonucunda üretilir ve idari ve entelektüel açılardan ilgili kurumun yetkisi dâhilinde kullanıma sunulur. Bu farklılıklar göz önüne alındığında böyle bir ayrımın yapılması doğaldır. Ancak böyle bir ayrımın yapılması özel ve kamu arşivlerinin tamamen birbirinden bağımsız olarak ele alınıp değerlendirilmesi gerektiği anlamını taşımaz. Çünkü özel arşivler çoğunlukla resmi kamu arşivlerinin tamamlayıcısı olduklarında arşivsel değer kazanmaktadırlar.

Arşiv belgesi (records), idari ve/veya entelektüel kullanımı nedeniyle saklanıp düzenlenen arşivsel değere sahip belge olarak ortaya koyulabilir.

Bir arşiv malzemesi; yönetsel, kanıtsal, mali, tarihi, entelektüel, kültürel, antik, kendine özgü (manevi), yasal ve parasal (maddi) değer taşıyabilir.

Arşivlerin öncelikle yönetime gerekli bilgi ve belgelerin sağlandığı bir kurum ya da birim olduğu dikkate alındığında arşivsel değer kapsamında ele alınan ve tespit edilmesi gereken belki de en önemli unsur yönetsel ya da idari değerdir.

Yönetsel değer (administrative value); belgelerin güncel veya gelecekteki idari işlemlerin yürütülebilmesi ve/veya bunları belgeleme açısından taşıdıkları değer olarak tanımlanabilir. Yönetsel değer aynı zamanda arşiv belgelerinin birincil değeri olma özelliğini taşır ve üretimine neden olan faaliyet ya da işlemlerin önemi ve gizliliği bağlamında arşiv belgesi farklı önem ve gizlilik derecesine sahip olabilir. Dolayısıyla yönetsel değerin tam ve doğru olarak tespiti, belgenin üretildiği kurum veya kuruluşun idari işlemlerini, görevlerini, sorumluluklarını amaçlarını, gelecekteki plan ve politikalarını bilen arşivciler tarafından yapılabilir. Bu gerçek, arşivcilere çalıştıkları kurumun tüm bu özelliklerine vakıf olabilme sorumluluğunu da yüklemektedir.

Kanıtsal değer (evidential value) ise, bir kuruluş veya örgütlenmeye ait arşiv malzemesinin bilgisel değerden farklı olarak o kuruluş ya da örgütlenmenin kökeni, yapısı, işlevleri, işleyiş tarzı veya belirgin işlevleri hakkında kanıt niteliği taşıyan değeri anlamına gelmektedir. Yönetsel ve kanıtsal değer belgenin varlık nedeni ile ilişkilendirildiği için bunlara belgenin birincil değeri (primary value) de denilmektedir.

Arşivsel değer kapsamında önem derecesi açısından ilk iki sıraya koyduğumuz yönetsel ve kanıtsal değerin dışında; belgelerin mevcut veya gelecekteki mali veya finansal işlerin yürütülmesi ve/veya bunların kanıtlanması açısından taşıdıkları değer olarak tanımlayabileceğimiz mali değer (fiscal value), tarihi, kültürel ya da entelektüel araştırmalara kaynaklık edebileceğini düşündüğümüz tarihi, kültürel değer (historical, cultural value) ve belgenin ait olduğu kurum ve kişilere göre değişebilen belgenin kendine özgü manevi değeri bulunabilir.

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir

TurkeyEnglish

Contact Us